1. 個人情報の適切な取得、利用及び提供

当社は、事業活動において個人情報を取得する際、事前に利用目的を特定し、個人情報の利用及び提供において適切に取り扱います。取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。

2. 個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範の遵守

当社は、取り扱う個人情報について、個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守するとともに、当社の個人情報保護規程をこれらの法令及び指針、その他の規範に適合させます。

3. 個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止及び是正

当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等のリスクに対して合理的な安全対策及び是正措置を講じます。

4. 苦情及び相談への対応

当社は、本人からの当該個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等の要請及び苦情や相談に対して、適切な本人確認を実施した上で、遅滞なく対応します。

5. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

当社は、当社で従事する役職員に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に利用し、保護するための個人情報保護マネジメントシステムを策定し、これを着実に実施、監視、維持し、継続的に改善します。

1. 個人情報取扱事業者

株式会社トムスエージェンシー

2. 個人情報保護管理者

株式会社トムスエージェンシー　取締役　加瀬　恭司
連絡先：03-6433-5450
メールアドレス：office@toms-a.co.jp

3. 個人情報の定義

生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。また、個人情報保護委員会規則で定められた個人識別符号①、②も個人情報に含まれる。

1

特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算のために変換した指紋データ、虹彩データ、顔解析データ、手のひら等の静脈データ、声帯解析データ、歩容解析データ、DNAを構成する塩基配列等。

2

対象者毎に異なるものとなるように役務の利用、商品の購入に際し割り当てられ、また、個人に発行されるカードやその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号で、その他の公的な符号である、旅券番号、基礎年金番号、運転免許番号、マイナンバー、住民票コード、国民健康保険被保険者証の記号番号など。

4. 個人情報の利用目的

当社がお預かりする個人情報は、以下の目的のために利用いたします。
なお、個人情報の収集に際し、利用目的を別途ご本人に明示する場合には、それらの個人情報は収集の際に明示された目的のために利用いたします。

5. お客様情報の第三者提供

当社は、取得した個人情報を適切に管理し、次の場合を除きあらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。

1

法令に基づく場合

2

人の生命、身体または財産の保護の為に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

3

公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

4

国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

6. 業務委託先との契約締結

当社は、当社の業務委託先に対して機密保持条項等を含む情報セキュリティに関する契約を締結したうえで、委託業務の遂行に必要な範囲に限り、個人情報の取り扱いの一部を委託することがありますが、これらの業務委託先が当社からの委託業務遂行以外の目的で個人情報を利用または提供することは禁止されております。

7. 個人情報の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）及び第三者提供記録の開示に関する請求に応じる手続き

当社は、当社の業務委託先に対して機密保持条項等を含む情報セキュリティに関する契約を締結したうえで、委託業務の遂行に必要な範囲に限り、個人情報の取り扱いの一部を委託することがありますが、これらの業務委託先が当社からの委託業務遂行以外の目的で個人情報を利用または提供することは禁止されております。

1

「開示等の請求等」申し出先
開示等の請求等は、当社所定の申請書に必要事項を記載の上、下記宛てにご郵送またはご持参いただきますようお願い申し上げます。
〒105-6923 東京都港区虎ノ門4丁目1-1 神谷町トラストタワー23F
株式会社トムスエージェンシー　個人情報に関する問い合わせ窓口
メールアドレス：office@toms-a.co.jp
TEL：03-6433-5450（受付時間：平日10:00～17:00）
FAX：03-6433-5449

2

「開示等の請求等」に際して提出が必要となる書面（様式）
以下の（ア）、（イ）の書類をご用意のうえ、ご郵送またはご持参ください。

（ア）

「個人情報開示等申請書」
印刷し必要事項を記載してください。

（イ）

本人確認書類
（運転免許証、マイナンバーカード、パスポート等の公的証明書で本人確認ができるものの写し）※開示等の求めをする本人の氏名及び住所が記載されているもの

※代理人の方が手続きされる場合は、上記（ア）、（イ）に加えて、下記ⅰのいずれか一つ及びⅱの書類もご郵送またはご持参ください。

1

代理人の方の本人確認書類
・代理人を証明する書類、代理人の運転免許証、マイナンバーカード、パスポート等の公的証明書で代理人確認ができるものの写し（開示等の求めをする代理人の名前及び住所が記載されているもの）
・代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類

2

代理権を証する書面（委任状等）
・本人または代理人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。
・本人または代理人を証明する書類は、当社が入手してから2か月以内に責任をもって廃棄いたします。

3

「開示等の請求等」の手数料及びその徴収方法
利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、1回の請求につき、以下の金額（当社からの返信費を含む）を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。（郵便定額小為替は無記名でお願いします）
・手数料：1,000円（税込）

4

「開示等の請求等」に関する回答方法
以下の方法により遅滞なくご連絡いたします。
・個人情報の利用目的の通知、開示の場合は、書面の郵送又は手渡し
・個人情報の内容の訂正、通知、追加又は削除、利用の停止、消去、提供停止の請求の場合は、電話又はメール
・第三者提供記録の開示の場合は、書面の郵送、手渡し又はメール

書面の郵送先は、以下のいずれかの適切な方法を選択し行います。
・登録されている本人住所に回答文面を郵送する
・登録されている本人のFAX番号に回答文面をFAXする
・登録されている本人のEメールアドレスに回答文面をメールする
・データでの開示をご希望の場合は、登録されている本人のEメールアドレスに当該データを送付する

5

「開示等の請求等」に応じない事由
以下の場合は、「開示等の請求等」に応じない場合がありますが、その場合はその旨ご回答いたします。
・本人確認あるいは正当な代理人として確認ができない場合
・提出書類に不備がある場合
・法の定める「開示等の請求等」に応じる要件に該当しない場合
・法の定めにより「開示等の請求等」に応じることを要しないとされている場合
※個人情報保護法　第33条、第34条、第35条、第36条

6

「苦情」の相談窓口
〒105-6923 東京都港区虎ノ門4丁目1-1 神谷町トラストタワー23F
株式会社トムスエージェンシー　個人情報に関する問い合わせ窓口
メールアドレス：office@toms-a.co.jp
TEL：03-6433-5450（受付時間：平日10:00～17:00）
FAX：03-6433-5449

8. 個人情報を提供されることの任意性について

お客様が当社に個人情報を提供されるかどうかは、お客様の任意によるものです。ただし、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。

9. 本Webサイトへアクセスしたことを契機として機械的に取得される情報

当社は、閲覧されたWebサイトのセキュリティ確保、ユーザーサービス向上のため、Cookieにより閲覧された方の情報を取得することがあります。

10. 個人情報の安全管理のために講じた措置

当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。

(1)

組織的安全管理措置
・個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
・各個人情報を取扱う従業者を制限しています。

(2)

人的安全管理措置
・個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
・従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。

(3)

物理的安全管理措置、技術的安全措置
・取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
・個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理および持ち込む機器等の制限を行っております。
・個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
・サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
・個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
  ‐媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
  ‐電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。

(4)

外的環境の把握
・個人情報の取扱いを委託している事業者が外国に個人情報を保管している場合、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で、個人情報の取扱いに関する契約の締結や、約款、利用規約の内容を確認することにより安全な取扱いを確認するよう努めます。

11. 当社の加入する認定個人情報保護団体について

当社の所属する認定個人情報保護団体の名称と苦情の解決の申し出先
     【認定個人情報保護団体の名称】
　　　一般財団法人日本情報経済社会推進協会
     【苦情の解決の申出先】
　　　認定個人情報保護団体事務局
　　　〒106-0032　東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内
　　　　電話番号　03-5860-7565　／　0120-700-779
　　　（当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません）